Laatste wijziging 19-06-2021

Huishoudelijk Reglement

INHOUD:

1. Algemene bepalingen.
2. De Leden.
3. Het bestuur.
4. De Algemene ledenvergadering
5. Stemmingen
6. De Commissies.
7. Slotbepalingen.

1. ALGEMENE BEPALINGEN

Art. 1. Volleybalvereniging VC De Hilver is opgericht op 1 september 2005 in de gemeente Hilvarenbeek.
Art. 2. In dit huishoudelijke reglement wordt, tenzij anders blijkt verstaan onder:

• vereniging: VC De Hilver,
• Speler: ook speelster,
• Statuten: de statuten van VC De Hilver, vastgelegd bij notariële akte
  van 6 oktober 2005.
• Bestuur: het bestuur van VC de Hilver.

Art. 3 Het verenigingsjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni van ieder jaar.

2. DE LEDEN

Art. 4. Ieder lid wordt geacht de bepalingen in de statuten en in het huishoudelijke reglement te kennen en dient zich hieraan te houden.
Art. 5. De vereniging bestaat uit de leden welke omschreven worden in artikel 3 van de statuten.
Art. 6. Ereleden hebben, voor zover zij tevens niet gewoon lid zijn, slechts een adviserende stem. Zij worden benoemd op voordracht van het bestuur of op voordracht van de algemene ledenvergadering. Ereleden zijn vrijgesteld van verenigingscontributie.
Art. 7 Leden die de leeftijd van 16 jaar niet hebben bereikt hebben op 1 oktober van het verenigingsjaar hebben geen stemrecht.
Art. 8 De leden hebben het recht:
A. tot het voorstellen van kandidaat bestuursleden; een voorstel hiertoe moet voorzien zijn van tenminste 5 handtekeningen. Dit voorstel moet tenminste 24 uur voor een algemene ledenvergadering bij het bestuur worden ingeleverd.
B. tot het vervullen van bestuurs- cq commissiefuncties.
C. het bijeenroepen van een tussentijdse algemene
ledenvergadering. Dit verzoek dient te geschieden door 1/10e deel van de stemgerechtigde leden.
Art. 8A Contributiebetaling.
De leden zijn verplicht de vastgestelde contributie te betalen binnen de daarvoor vastgestelde termijn. De contributie wordt geïnd in twee termijnen. Indien de contributie niet binnen vier weken na de factuurdatum wordt voldaan, kan dit leiden tot royement.
Art. 9. Leden, die hun lidmaatschap wensen te beëindigen, moeten hiervan schriftelijk mededeling doen aan de secretaris. Dit moeten zij doen vóór 1 juni van het lopende verenigingsjaar. Indien men zich ná 1 juni van
het lopende verenigingsjaar afmeldt, wordt er € 20,- administratiekosten in rekening gebracht. Zij hebben geen recht op gehele of gedeeltelijke teruggave van reeds betaalde of vooruitbetaalde contributie, tenzij het bestuur anders beslist. In geval van ziekte, langer dan 2 maanden, bestaat de mogelijkheid om restitutie van betaalde contributie te ontvangen. Restitutie geschiedt met terugwerkende kracht vanaf de datum 2 maanden na ingang van de ziekte. Verder eindigt het lidmaatschap door de redenen omschreven in artikel 6 van de statuten.
Art. 9A Elke vorm van bijdragen door de leden aangaande shirts of andere zaken worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Dit is geen borg en wordt, nadat een lidmaatschap eindigt, niet teruggegeven.
Art. 9B Bij het vervangen van de clubshirts wordt een eigen bijdrage van de leden verwacht.
Art. 9C De kosten van het tussentijds vervangen van een shirt, bijvoorbeeld door verlies, komt voor rekening van het betreffende lid.

3. HET BESTUUR

Art. 10. Het bestuur van VC De Hilver bestaat uit een dagelijks bestuur en een aantal bestuursleden. Het totale aantal bestuursleden dient een ongelijk aantal te zijn.
Art. 11. Het dagelijks bestuur van VC De Hilver bestaat uit:
A. Een voorzitter,
B. Een secretaris en
C. Een penningmeester.
Art 12. Het bestuur richt zich bij de uitoefening van haar bestuurstaak uiteraard naar het belang van VC de Hilver. Van de bestuursleden wordt verwacht dat ze behoorlijk hun taak vervullen en zich daarmee onthouden van verwijtbaar handelen, onbehoorlijk bestuur of ernstige nalatigheid.
Art 13. Aanvullend worden op basis van de WBTR, die met ingang van 1 juli 2021 van kracht is, een aantal bepalingen in het huishoudelijk reglement opgenomen. Deze bepalingen worden bij de eerstvolgende statutenwijziging, maar uiterlijk 1 juli 2026, opgenomen in de statuten:
13.1 Als er een conflicterend belang is tussen enerzijds inhoud van een overleg en/of besluit en anderzijds een van de bestuurders, dan neemt het betreffende bestuurslid niet deel aan de bespreking over het betreffende belang en een eventuele besluitvorming. Mocht het conflicterend belang het volledige bestuur betreffen, dan wordt het overleg, het besluit en de overwegingen erachter schriftelijk vastgelegd.
13.2 Het aantal volmachten dat een bestuurder van een andere bestuurder kan ontvangen, kan maximaal de helft zijn van het aantal in de vergadering aanwezige bestuursleden zijn, inclusief de eigen stem van de bestuurder die volmachten ontvangt. Bij aanwezigheid van een oneven aantal bestuursleden is het aantal uit te brengen stemmen van
een individuele bestuurder inclusief verkregen volmachten altijd lager dan het aantal stemmen van de overige aanwezige bestuursleden. (Opnemen in statuten bij wijziging.)
13.3 Wanneer door omstandigheden, te bepalen door het bestuur, gedurende langere tijd een bestuurslid afwezig is dan blijft zijn afwezigheid feitelijk zonder dat er vervanging plaats vindt.
13.4 Wanneer alle bestuursleden door omstandigheden langere tijd afwezig zijn of wanneer door omstandigheden er geen bestuursleden meer zijn, dan wordt de feitelijke beslissingsbevoegdheid overgedragen aan de algemene ledenvergadering.
Art. 14. De bestuursleden hebben, na hun verkiezing door de algemene ledenvergadering, onmiddellijk zitting in het bestuur voor de tijdsduur van 3 jaar. De volgorde van aftreding wordt door het bestuur bepaald. De bestuursleden zijn herkiesbaar.
Art. 15. De bevoegdheden en verplichtingen van de bestuursleden worden, met inachtneming van de bepalingen in de Statuten en dit huishoudelijk reglement, door het bestuur vastgesteld.
Art. 16. Wanneer tussentijds een vacature ontstaat, wijst het bestuur tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering, een zijner leden of indien nodig een niet lid aan, voor het opvullen van de vacante functie. Bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering moet de ontstane vacature definitief worden ingevuld.
Art. 17. Het bestuur vergadert volgens een, door het bestuur vastgesteld, vergaderschema.
Art. 18. Het bestuur is belast met de uitlegging van dit reglement en tevens van alle verdere regelingen en bepalingen.
Het bestuur heeft het recht dispensatie van dit reglement te verlenen, behalve van die artikelen waarin de beslissing aan de algemene ledenvergadering is overgelaten. Het bestuur beslist verder in alle gevallen waarin door dit reglement niet is voorzien. Een en ander voor zover niet in strijd met de wet en met de Statuten.
Art. 19. De voorzitter:
Lid 1. De voorzitter heeft de algemene leiding van alle vergaderingen en oefent toezicht uit op het voltooien van de taken door de overige bestuursleden. Hij / zij draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijke reglement en alle overige reglementen en bepalingen.
Lid 2. Hij / zij treedt op als woordvoerder in bestuurs- en algemene ledenvergaderingen. Hij kan alle stukken van de vereniging, zo hij dit verlangt, mede ondertekenen. Hij / zij is bij voorkomende gelegenheden de vertegenwoordiger van VC De Hilver of wijst een vervanger hiervoor aan.
Lid 3. Bij afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter treedt de door het bestuur aangewezen plaatsvervanger in alle rechten en plichten van de voorzitter.
Art. 20. De secretaris:
Lid 1. De secretaris is belast met het bijhouden van de notulen van alle bestuurs- en algemene ledenvergaderingen.
Lid 2. Hij / zij voert de briefwisseling namens VC De Hilver, uit naam van en in overleg met het bestuur en draagt zorg voor het opmaken van het jaarverslag. Hij / zij heeft de verantwoording voor het archief, met uitzondering van het archief van de penningmeester en hij / zij draagt zorg voor alle administratieve handelingen.
Lid 3. Op zijn / haar verzoek en met toestemming van het bestuur kunnen een of meerdere werkzaamheden van de secretaris aan een ander bestuurslid worden overgedragen. Bij afwezigheid of ontstentenis van de secretaris voorziet het bestuur in zijn / haar plaatsvervanging.
Lid 4. In de algemene ledenvergadering brengt hij / zij verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar.
Art. 21. De penningmeester:
Lid 1. De penningmeester is belast met die werkzaamheden welke in het algemeen geacht worden te behoren tot het financiële beleid van het bestuur. Hij / zij beheert de gelden van VC De Hilver en zorgt voor het innen van alle aan VC De Hilver toekomende baten.
Lid 2. Hij / zij is niet persoonlijk aansprakelijk voor eventuele financiële schade toegebracht aan de vereniging, behoudens fraude, verduistering en andere in de wet genoemde delicten.
Lid 3. Hij / zij is verplicht het bestuur en de leden van de kascommissie te allen tijde inzage te geven in zijn / haar administratie en de onderliggende stukken en kasbescheiden.
Lid 4. In de algemene ledenvergadering brengt hij /zij verslag uit van de toestand van de financiële middelen betreffende het afgelopen verenigingsjaar en de algehele financiële stand van VC De Hilver.
Dit verslag dient in de vorm van een begroting cq een exploitatieoverzicht aan de algemene ledenvergadering te worden overlegd.
Art. 22. De penningmeester wordt door de algemene ledenvergadering voor het door hem / haar in het afgelopen verenigingsjaar gevoerde beheer, op advies van de kascommissie, gedechargeerd.
Art. 23. De overige algemene bestuursleden in het bestuur van VC De Hilver hebben ieder de verantwoordelijkheid over een aan hen toe te wijzen commissie, waarvan zij tevens voorzitter zijn. Indien het aantal commissies groter is dan het aantal algemene bestuursleden, worden de overige commissies beheerd door leden van het dagelijks bestuur.
Art. 24. De besluiten van het bestuur zijn bindend voor alle leden tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering, welke het besluit kan bekrachtigen of vernietigen.
Art. 25. Een lid van het bestuur kan door de gezamenlijke overige bestuursleden worden geschorst als bestuurslid, tot aan een binnen een maand te beleggen algemene ledenvergadering, welke de schorsing kan opheffen of de persoon uit zijn functie kan ontzetten.
Art. 26. Het bestuur is van al zijn handelingen verantwoording verschuldigd aan de algemene ledenvergadering.
Art. 27. Het bestuurslidmaatschap eindigt:
A. Door vrijwillig te bedanken,
B. Door periodieke aftreding,
C. Door ontslag door de algemene ledenvergadering,
D. Door overlijden.

4. DE ALGEMENE LEDENVERGADERING

Art. 28. Geen enkele algemene ledenvergadering is rechtsgeldig, dan na minstens 14 dagen tevoren, de leden zijn uitgenodigd voor het bijwonen van de vergadering. Bij deze uitnodiging moet een agenda zijn
gevoegd.
Art. 29. De vergaderingen beslissen steeds met meerderheid van stemmen, tenzij anders in de statuten is bepaald.
Art. 30. De wijze van kandidaatstelling van bestuursleden en andere door de vergadering te benoemen functionarissen, alsmede de wijzen van stemmen worden bij het reglement van orde voor de algemene
ledenvergaderingen bepaald.
Art. 31. De algemene ledenvergadering machtigt het bestuur tot het nemen van beslissingen in zaken als:
A. Contributie en eventuele wijzigingen daarin,
B. Het aannemen en ontslaan van trainers,
C. Het opleggen van straffen.
Het bestuur legt in de eerstvolgende algemene ledenvergadering verantwoording af over de genomen beslissingen in deze zaken. De algemene ledenvergadering kan deze beslissingen schorsen, afwijzen of goedkeuren.

5. STEMMINGEN

Art. 32. Stemmingen zullen geschieden als omschreven in artikel 15 en 16 van de statuten. Indien er schriftelijk wordt gestemd, benoemd de voorzitter een stembureau. Het stembureau beslist over de geldigheid van iedere
uitgebrachte stem. Niet geldige stembiljetten zijn stembiljetten welke:
a. Niet zijn ondertekend,
b. Onleesbaar zijn,
c. Een persoon niet duidelijk aanwijzen,
d. Namen bevatten van personen die niet verkiesbaar zijn,
e. Waarop meer dan een naam voorkomt, indien er een enkele kandidaatstelling is,
f. Meer bevatten dan een duidelijke aanwijzing van de persoon die bedoeld is,
g. Niets of meer dan dat vermeld, dat wordt gevraagd.

6. DE COMMISSIES

Art. 33. VC De Hilver kent mogelijk de navolgende commissies:
a. De kascommissie,
b. De technische commissie,
c. De jeugdcommissie,
d. De activiteitencommissie,
e. Publiciteit en sponsorwerving,
f. Wedstrijdleiding en ledenadministratie.
Art. 34. De Kascommissie.
Lid 1. De kascommissie bestaat uit tenminste 2 leden en wordt benoemd door de algemene ledenvergadering.
Lid 2. De commissie controleert het beheer van de penningmeester en brengt van haar bevindingen schriftelijk verslag uit aan de algemene ledenvergadering.
Lid 3. Elk jaar is een der 2 leden aftredend.
Lid 4. De respectievelijke leden treden af, als de ledenvergadering akkoord is gegaan met het door hun opgemaakte kascontrole verslag.
Art. 35. De technische commissie.
Lid 1. De technische commissie bestaat uit minimaal 3 leden.
Lid 2. Zij is verantwoordelijk voor het algemeen technisch beleid van VC De Hilver.
Lid 3. Zij is verantwoordelijk voor de samenstelling van de verschillende teams en de aanstelling van de trainers.
Lid 4. Zij legt verantwoordelijkheid voor het gevoerde beleid af bij het bestuur van VC De Hilver.
Art. 36. De Jeugdcommissie.
Lid 1. De Jeugdcommissie bestaat uit minimaal 3 leden.
Lid 2. Zij is verantwoordelijk voor het jeugdbeleid van VC De Hilver.
Lid 3. Zij is, in overleg met de technische commissie, verantwoordelijk voor de samenstelling van de jeugdteams.
Lid 4. Zij legt verantwoordelijkheid voor het gevoerde beleid af bij het bestuur van VC De Hilver.
Art. 37. De activiteitencommissie.
Lid 1. De activiteitencommissie bestaat uit minimaal 3 leden.
Lid 2. Zij is verantwoordelijk voor alle activiteiten, buiten de volleybaltechnische, binnen en buiten VC De Hilver.
Lid 3. Zij onderhoud contacten met de navolgende stichtingen en commissies:
a. Volleybalstichting The Untouchables.
b. Stichting Beachvolleybal.
c. Stichting Buitenvolleybaltoernooi.
e. Commissie Buurtvolleybal.
Lid 4. Zij legt verantwoordelijkheid voor het gevoerde beleid af bij het bestuur van VC De Hilver.
Art. 38. Commissie publiciteit en Sponsorwerving.
Lid 1. De commissie publiciteit en sponsorwerving bestaat uit minimaal 2 personen.
Lid 2. Zij verzorgt alle interne en externe contacten op het gebied van publiciteit.
Lid 3. Zij zoekt contact met sponsors en onderhoud deze.
Lid 4. Zij legt verantwoordelijkheid voor het gevoerde beleid af bij het bestuur van VC De Hilver.
Art. 39. Commissie wedstrijdleiding en ledenadministratie.
Lid 1. De commissie wedstrijdleiding en ledenadministratie bestaat uit minimaal 2 personen.
Lid 2. Zij zorgt er voor dat de uit- en thuiswedstrijden goed verlopen en zorgen dat ieder competitiespelend lid op de hoogte is van het te spelen programma.
Lid 3. Zij wijst voor de thuiswedstrijden een zaalwacht aan. De aanwijzing van de commissie is bindend.
Lid 4. Zij verzorgt de ledenadministratie.
Lid 5. Zij legt verantwoordelijkheid voor het gevoerde beleid af bij het bestuur van VC De Hilver.

7. SLOTBEPALINGEN

Art. 40. Tot wijziging van dit reglement kan slechts worden beslist door de algemene ledenvergadering, met meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Voorgestelde wijzigingen moeten minstens 5 dagen voor de
vergadering aan de leden worden medegedeeld.
Art. 41. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Art. 42. Voor de straffen en de gronden voor straffen wordt verwezen naar de Statuten van VC de Hilver; zie hiervoor artikel 7, lid 1 t/m 6.
Art. 43. Dit reglement treedt in werking op de dag, volgend op die, waarop dit reglement is goedgekeurd door de algemene ledenvergadering.